“Goed dat je ook de gemeentesecretaris spreekt”, zegt Margreet van der Woude, programmamanager Duurzaamheid bij de gemeente Haarlem, bij de start van ons gesprek. Begin 2018 voerde de directie namelijk een fundamentele organisatie-aanpassing door, waarbij naast het werken in afdelingen en vanuit gebieden ook het programmatisch werken werd ingevoerd. Daardoor is de organisatie beter in staat de ambities van het coalitieakkoord ‘Samen Doen’ op te pakken. De titel ‘Samen Doen’ wordt letterlijk genomen. Zowel intern, want verschillende expertises binnen de gemeente werken samen binnen strategische programmateams aan opgaven, als ook extern: het stadhuis kan de energietransitie niet alleen realiseren en wil dat samen met Haarlemmers doen.                                                                                                                              

Zaaltjes en brieven

“We begonnen negen jaar geleden in zaaltjes en met bewonersbrieven”, vertelt Margreet. “In het Ramplaankwartier, waar bewoners duizend zonnepanelen op het dak van een oude bollenschuur wilden, wisten veel bewoners het beter dan wij; er wonen veel mensen die academisch zijn opgeleid. Er stond tijdens een bijeenkomst hierover een bewoner op, die het overnam: ‘Wie doet er mee?!’ Als je zoveel professionaliteit in een wijk hebt, moet je dat niet in de weg staan. Ze hebben ons geleerd de weg te zien. Daardoor werden we ontvankelijker voor andere initiatieven.”

Zoveel professionaliteit in een wijk moet je benutten.

En die kwamen! ‘Er zijn meer initiatieven dan daken’, kunnen ze hier zeggen. Je moet ze dan wel kunnen ondersteunen. En de ene wijk is de andere niet. Margreet: “De ene moet je intensief ondersteunen, de andere baalt dat er een ambtenaar bij ‘moet’, want ‘dan gaat het langzamer’.”

Haarlemse methode

Het ‘hobbyisme’, zoals gemeentesecretaris Arjan van Noort het noemt, waarmee het begon, ging ervan af. De ‘Haarlemse methode’ werd ingevoerd: de gemeentelijke benadering werd afgestemd op de kennis en de mate van zelfstandigheid van de initiatiefnemers. Maatwerk volgens een matrix.

Elke medewerker moet zich nu afvragen: hoe draag ik bij aan duurzaamheid?

Het programmatisch werken zorgde voor een boost. Nu zit ‘duurzaamheid’ standaard aan tafel. “De zichtbaarheid van de afdeling is nu groot”, weet Arjan. “Voor iedereen in de gemeente heeft dit prioriteit. Het is geen hobby meer van een afdeling. Elke medewerker moet zich nu afvragen: ‘Hoe draag ik bij aan duurzaamheid?’.” “En omgekeerd: wanneer wij ons afvragen hoe we mensen met een laag inkomen mee kunnen krijgen in de transitie, vragen we een collega uit het sociaal domein erbij”, verduidelijkt Margreet. 

Duurzaamheid én Communicatie

Voor de campagne ‘Haarlem Aardgasvrij’ vormt ‘Duurzaamheid’ een een-tweetje met ‘Communicatie’ om de geesten in de stad rijp te maken voor de energietransitie en daar zelf mee aan de slag te gaan. Wanneer een initiatief zich meldt bij de gemeente, krijgt het binnen een dag reactie. De gemeente stelt zich daarbij flexibel op en denkt creatief mee. Maar van de ambtenaar wordt ook leiderschap verwacht om het doel voor ogen te houden en te zorgen dat initiatieven niet in vergaderingen verzanden, maar tot acties leiden. Margreet: “Een collega zei eens: ‘Jouw manier van werken bevalt me niet, want dadelijk heb ik geen werk meer’. Het werk zal echter niet afnemen, maar anders zijn: meer gericht op samenwerken, mensen stimuleren. Dat vraagt andere vaardigheden: luisteren, sociale vaardigheden, een positieve instelling, maar ook knopen kunnen doorhakken en kaders aangeven.”

Je moet luisteren, positief zijn en knopen kunnen doorhakken.

Risico is wel dat bewoners meer gaan verwachten dan de gemeente kan bieden. “Als je verder komt met initiatieven, waardoor ze de wijk gaan overstijgen, krijg je als gemeente verantwoordelijkheid voor succes”, zegt Margreet. “Je wilt ook voorkomen dat bewoners zoveel tijd erin moeten steken dat ze er fulltime mee bezig zijn.”

Ander risico zijn mogelijk schurende verhoudingen, vertelt Arjan: “Je begint op gelijke voet, maar op een gegeven moment moet je een zakelijk gesprek voeren. Bewoners hebben het gevoel: ‘Dit is óns initiatief’. Je bouwt een goede relatie met mensen op, maar wanneer je ze uitlegt dat er nog andere afwegingen spelen, begrijpen ze dat vaak ook. Communicatie is belangrijk.”

Investering

Energietransitie met de Haarlemse aanpak vergt een investering: in Haarlem zijn zo’n 12 mensen op duurzaamheid gezet, op termijn moeten daar op wijkniveau nog 15 bijkomen. “Nu heeft Haarlem een links bestuur, maar een minder linkse gemeente zal ook die energietransitie moeten maken. Is die ook bereid te investeren? Voor dit financiële dilemma moet het Rijk niet weglopen”, vertelt Arjan. “Het rijp maken van de geesten zou ook eigenlijk op rijksniveau moeten gebeuren”, vult Margreet aan. “Nu moeten in alle gemeenten ambtenaren de wijken in. Dat kost heel veel tijd. We houden ons liever bezig met samen met mensen plannen realiseren.”

Het onderwerp van de PAW aan tafel van 8 april was ‘Participatie bij het aardgasvrij maken van de wijk, hoe pak je dat binnen je organisatie aan’. Bekijk de sessie hier terug. Daarin sprak ook Mirjam Fokkema, projectleider bij Platform31. Dit artikel gaat nader in op haar lessen en inzichten.

Vijf schuiven

Mirjam Fokkema organiseert werkplaatsen rond wijkgericht werken. Daarin wordt veel geleerd over het intern goed organiseren van externe participatie. Fokkema: “Samen met het Landelijk Platform Buurtgericht Werken en het A&O fonds startte Platform31 in 2018 met die werkplaatsen. Met de wijkambtenaren en ambtenaren uit het sociaal en fysiek domein verkennen we hoe het wijkgericht werken intern is georganiseerd. En daar blijkt dat de vraag hoe die externe samenwerking ook intern vorm krijgt, niet vanzelfsprekend op de agenda staat.”

De vraag hoe die externe samenwerking intern vorm krijgt, staat niet vanzelf op de agenda

In de werkplaatsen ging het over vragen als: hoe sluit je participatie-aanpak aan op het wijkgericht werken, hoe verhoudt het zich tot interne afdelingen en hoe zijn die gepositioneerd? Fokkema: “Cruciaal is om ook je eigen organisatie goed te (leren) kennen. Daarbij gebruiken we de schuifoefening: met vijf schuiven breng je in kaart waar jouw organisatie staat op het gebied van wijkgericht werken.” Je kunt ‘schuiven’ op positionering intern, proces met bewoners, proces binnen de gemeente, bestuur en politiek, en communicatie.

Vaak komen ambtenaren binnen dezelfde gemeente op andere antwoorden uit

“Je kunt dit samen met je collega’s invullen en in gesprek gaan over verschillen tussen de huidige en beoogde situatie. En over de verschillen in ‘scores’ tussen collega’s onderling, want vaak komen ambtenaren binnen dezelfde gemeente uit op andere antwoorden. Er is geen ideale ‘schuif-stand’. De oefening verkent wat nodig is om wijkgericht werken beter te positioneren.”

Drie modellen

En kijk ook hoe de gemeente formeel is georganiseerd, adviseert Fokkema: “We vragen de ambtenaren in de werkplaatsen om hun gemeentelijke organigram te schetsen. En dan kijken we in welk model dat past.” Fokkema onderscheidt drie organisatiemodellen.

Het sectorenmodel gaat uit van enkele hoofdsectoren die rechtstreeks rapporteren aan de gemeentesecretaris. Beleid en uitvoering zijn binnen een dienst gekoppeld aan elkaar en managers zijn integraal verantwoordelijk voor zowel de productie (output) van de dienst als het verkrijgen van de middelen (input). Den Bosch werkt met dit model. Fokkema: “Op zich een prima model maar het kan leiden tot verkokering. En soms wordt de gemeentesecretaris een soort doorgeefluik van de diensten aan het bestuur.”

Er is ook het directiemodel, waarbij de gemeentesecretaris aan het hoofd van de organisatie staat en samen met aantal directeuren verantwoordelijk is voor de integrale afwegingen. Eindhoven werkt met dit model (zie afbeelding).

En er is het gekantelde model met beleidsoverstijgende afdelingen die zijn ingericht naar de logica van de burger. Fokkema: “Vaak is dat een platte organisatie met korte lijnen. Bij deze variant is de indeling naar beleidsterreinen volledig losgelaten en ook de sectorhoofdenlaag geschrapt.” Schiedam werkt met dit model (zie afbeelding).

Model onbekend

“Als je weet in welk type model je werkt, snap je beter hoe de lijnen lopen. En hoe je die kunt gebruiken. Of hoe je er tussendoor kunt bewegen. Dat klinkt evident, maar vaak weten ambtenaren niet goed hoe hun eigen organisatie is ingericht.”
 

Als je weet in welk type model je werkt, snap je beter hoe de lijnen lopen

Grosso modo blijkt dat wanneer wijk- of gebiedsgericht werken binnen een sector gepositioneerd is - zoals vaak het geval is bij een sectoren- of directiemodel - je als ambtenaar meer moeite moet doen om ook de andere domeinen mee te krijgen, aldus Fokkema. “Bij een gekanteld model is het gebiedsgericht werken vaak onderdeel van algemene dienst waardoor er logischere verbinding is tussen alle domeinen of sectoren. En in het gekantelde model is er ook vaak een sterk gebiedsgericht team met redelijk zicht op de verschillende participatietrajecten in de buurt. Dat helpt enorm. Maar ook in het sectoren- of directiemodel is vaak een oliemannetje of -vrouwtje te vinden die redelijk op de hoogte is van de ‘externe’ trajecten.”

Ook in het sectoren- of directiemodel is vaak een oliemannetje of -vrouwtje te vinden

Verbind participatietrajecten

Veel gemeenten benaderen de wijken nog vrij versnipperd, vertelt Fokkema. “Dan weer voor de riolering, dan voor het groen, dan voor aardgasvrij. Uiteraard moet je niet binnen een jaar vijf keer de wijk in gaan met verschillende opgaves. Zoek de verbinding. Ga na welke participatietrajecten er lopen richting de wijken en zoek mogelijkheden om daarbij aan te sluiten. Binnen het experimentenprogramma verduurzaming kwetsbare wijken maakten we een overzicht van meekoppelkansen vanuit de duurzame, fysieke en sociale wijkvernieuwing (zie afbeelding)”.

Sluit aan bij momenten of manieren waarop jouw organisatie al contact heeft met die bewoners

“En zoek op of er een wijkanalyse is, een wijkplan en of er al processen lopen. Sluit aan bij momenten of manieren waarop jouw organisatie al contact heeft met wijkbewoners. Gebruik hiervoor vooral ook de oliemannetjes of -vrouwtjes. Die kennen de buurt, die weten wat er speelt en waar de aansluiting mogelijk is.”

Wie gaat waar over?

De overheid moet echt luisteren naar de wensen van de burger en die ook zien als volwaardig gesprekspartner bij het overschakelen naar aardgasvrije woningen, betoogt Fokkema. “Voor sommige collega’s is dat soms toch even slikken. Het is daarom van belang om die aanpak goed te bespreken en vervolgens te verankeren. Bijvoorbeeld in de participatieparagraaf in het wijkuitvoeringsplan, zodat inwoners - maar ook je collega’s - weten wie waar over gaat. En het helpt als je als programmanager aardgasvrij een expliciete opdracht kunt krijgen om trajecten te koppelen, dat geeft meer mandaat om het op die manier aan te pakken.”

 “De gemeenteraad is hierbij ook erg belangrijk. Die zet de kaders en checkt (hopelijk) of het proces democratisch - transparant en inclusief - verloopt. Meenemen van de raadsleden is van groot belang, zeker als het burgers actief meewerken of meebeslissen. Want dan moet ook voor de raadsleden helder zijn waarover de inwoners moeten of mogen beslissen.”

 Ook intern heb je een netwerk dat aandacht vergt

“Werken aan een participatie-aanpak betekent extern een netwerk bouwen. Maar een belangrijke les is dus dat je ook intern een netwerk hebt dat aandacht vergt. Werk aan verbinding met de omgeving, met de lopende trajecten en met de collega’s in jouw organisatie. Op al die vlakken kun je, moet je, relaties leggen.”

Het onderwerp van de PAW aan tafel op 8 april was ‘Participatie bij het aardgasvrij maken van de wijk, hoe pak je dat binnen je organisatie aan’. Bekijk de sessie hier terug. Daarin sprak ook Anne-Marie Verheijen, programmamanager Aardgasvrij bij de gemeente Rotterdam. Dit artikel gaat nader in op haar lessen en inzichten.

Ken je wijk

Bewonersparticipatie is best lastig om goed te regelen. Zeker als het gaat om de energietransitie: een grote totaal nieuwe opgave, waarbij veel nog onzeker is. Dat vergt ook veel aandacht binnen de gemeentelijke organisatie. Hoe werkt dat in zo’n grote gemeente als Rotterdam?

Anne-Marie Verheijen werkt bij de gemeente Rotterdam, cluster Stadsontwikkeling, afdeling Duurzaamheid. Ze is programmamanager ‘Bospolder-Tussendijken aardgasvrij’. Bospolder-Tussendijken (BoTu) is een van de zes Rotterdamse gebieden die het eerst van het aardgas af gaan. BoTu is een vooroorlogse stadswijk in Rotterdam-West, met ongeveer 14.000 bewoners. Verheijen: “De saamhorigheid is er relatief groot, maar bijna driekwart van de huishoudens heeft een laag inkomen en meer dan 60% van de woningen zijn sociale huurwoningen in het laagste segment.”
 

Verheijen kent de wijk goed. “Het helpt enorm om de wijk te kennen als je wilt aansluiten bij wat daar leeft. Ik woon al 37 jaar in Rotterdam en werk al 20 jaar voor Delfshaven waarvan Bospolder-Tussendijken onderdeel is. Mijn hart ligt er.”

Sectoraal én wijkgericht

Maar je moet ook je organisatie kennen. De gemeente Rotterdam werkt sectoraal én wijkgericht, vertelt Verheijen. “Wij hebben aan de ene kant clusters als Stadsontwikkeling, Stadsbeheer, Maatschappelijke ontwikkeling en Veiligheid, waar beleid en opgaven op stedelijk niveau worden geformuleerd en uitgerold en aan de andere kant ook gebiedsorganisaties en gebiedscommissies.”

Als je nieuw bent is het verstandig om goed te kijken hoe een en ander formeel is georganiseerd

Welk formeel organisatiemodel Rotterdam heeft, dat weet Verheijen niet precies: “Ik heb mij daar eerlijk gezegd nooit echt verdiept. Ik ken de weg en krijg de juiste mensen aan tafel. Maar als je nieuw bent of in een nieuwe functie begint, is het verstandig om goed te kijken hoe een en ander formeel is georganiseerd.”

Kortetermijnaanpak én langetermijnperspectief

Voor 2050 moeten in de bestaande bouw van Rotterdam 263.000 gasaansluitingen worden vervangen. Om dat voor elkaar te krijgen, werkt Rotterdam tegelijkertijd aan een kortetermijnaanpak en een langetermijnperspectief. Op de korte termijn is aansluiten op een hoog-temperatuur-warmtenet (stadsverwarming) het haalbare en betaalbare alternatief dat de gemeente aanbiedt aan vastgoedeigenaren. Het lange termijnperspectief werkt onder meer toe naar een warmtenet gevoed door meer lokale duurzame bronnen en dat gebruikers meer keuzemogelijkheden geeft, inclusief het zelf warmte leveren aan het net.

De transitie loopt langs drie sporen (zie afbeelding):

• Financieel-technisch: hoe kom je tot een haalbaar en betaalbaar aanbod?
• Sociaal-maatschappelijk: wat zijn de meekoppelkansen en hoe biedt de energietransitie maatschappelijke meerwaarde?
• Ruimtelijk: hoe pas je een warmtenet dusdanig in de ondergrond in dat toekomstige bovengrondse inpassingen niet worden gehinderd?

Financieel-technisch spoor

Samen met Eneco en woningcorporatie Havensteder is een businesscase voor BoTu gemaakt. Eneco is er de warmteleverancier. Havensteder bezit ruim 60% van het vastgoed in BoTu. Verheijen: “Ik heb mandaat gekregen om dit met Eneco en Havensteder uit te werken. Af en toe is een externe partij ingehuurd om mee te kijken. En ik heb geschakeld met onze afdeling vastgoed en twee juridische collega’s. Dit spoor verliep binnen de gemeente dus met een best klein clubje en binnen Stadsontwikkeling. Voor elk spoor geldt dat de lijntjes met mijn opgavemanager, ons MT en de wethouder kort zijn. Dat is onontbeerlijk!”

Korte lijntjes zijn onontbeerlijk!

Sociaal-maatschappelijk spoor

Het streven is dat aardgasvrij ook sociaal-maatschappelijk meerwaarde heeft voor de wijk. Dat vraagt naast inzet van de afdeling Duurzaamheid ook inzet van gemeentelijke organisatieonderdelen als de Gebiedsorganisatie en Maatschappelijke Ontwikkeling (Werk en Zorg). Verheijen: “Dit spoor is gekoppeld aan het programma Veerkrachtig BoTu2028. Daarin slaan lokale marktpartijen, bewoners en gemeente, maar ook Havensteder en Eneco de handen ineen voor werk, zorg en energie.”

Het geld voor de projecten gaan we verdelen via participatief begroten

Dit voorjaar is die samenwerking bekrachtigd in een samenwerkingsovereenkomst. “Daarin staan onze waarden, doelen en hoe we willen samenwerken. En ook concrete projecten. Eneco bracht bijvoorbeeld het project Sociaal incasseren in, waarin met partijen uit de wijk wordt gekeken hoe een standaardwerkwijze tot meer maatwerk voor de wijkbewoners kan leiden. Een ander project is een platform met milieu- en taalcoaches die veelal anderstalige bewoners helpen met kleine energiebesparende maatregelen. Dit jaar is € 100.000 beschikbaar voor die projecten. Dat geld gaan we verdelen via participatief begroten; bewoners besluiten mee hoe het budget wordt besteed”.*

Ruimtelijk spoor

Verheijen: “De energietransitie heeft ook ruimtelijke gevolgen. Dat vergt vroegtijdige afstemming, want als een deal rond is wil een warmtebedrijf snel met de uitvoering beginnen. Ik heb met diverse afdelingen van Stadsbeheer en Stadsontwikkeling overlegd, zodat onderhoudswerk als rioolvervanging en dergelijke slim wordt gekoppeld aan de aanleg van de stadsverwarming. En we brachten in beeld hoe de ondergrondse indeling eruit moet gaan zien. Dat gaat om kabels, leidingen, riool, stadsverwarming et cetera. Zo zorgen we dat wat we nu in de ondergrond gaan aanleggen geen toekomstige ontwikkelingen dwarsboomt, zoals het realiseren van een goede boomstructuur.”
 

We zorgen dat wat we aanleggen geen toekomstige ontwikkelingen dwarsboomt

“Daarover overlegden we ook met Eneco en Havensteder. Want de uitrol van een warmtenet heeft nog meer uitdagingen, zoals de verdeelstations die vaak in de openbare buitenruimte terecht komen. In een stadswijk als BoTu is ruimte schaars. We hebben met Havensteder kunnen afspreken dat die verdeelstations in de meeste gevallen in hun panden kunnen!”

Ruimte om te leren

Hoe je intern de participatie organiseert, verschilt per spoor. Je hebt per spoor vaak andere mensen en andere oplossingen nodig, aldus Verheijen. “Wat sowieso helpt, is een brede blik, open mind. En zoeken, schakelen en verbinden. Je moet de boodschap kunnen overbrengen, maar ook open luisteren. En flexibel ongeplande zaken op durven pakken. Dat hoort bij leren in de praktijk.”

Wat sowieso helpt, is een brede blik, open mind.
En zoeken, schakelen en verbinden

“Ik bof dat ik de wijk én de gemeentelijke organisatie ken en dus snel kan schakelen en verbindingen leggen. Het is heel fijn dat ik als programmamanager alle ruimte en vertrouwen krijg, en stevig mandaat. Met korte lijnen naar mijn opgavemanager, ons MT, de wijkmanager, de gebiedscommissie en collega-programmamanagers. En onze wethouder Bas Kurvers draagt het verhaal uit en geeft ruimte om te leren. Hij citeert vaak Pippi Langkous: ik heb het nooit gedaan dus ik denk dat ik het wel kan!”

Zorg dat wat je leert ingebed raakt in de organisatie

Verheijen en haar collega’s zijn nu in zes gebieden bezig en trekken daaruit steeds lessen. Haar slottip: “Durf te doen, te leren én zorg dat wat je leert ingebed raakt in de organisatie. We hebben daarvoor een Leeraanpak, samen met andere afdelingen en clusters. Daarbij kijken we naar acht thema’s, zoals ruimtelijke inpassing, meekoppelkansen, participatie, samenwerken binnen de organisatie. Zo werken we aan interne verankering, mét ruimte voor flexibiliteit.”

Nog meer weten? Lees hier het interview over ditzelfde onderwerp met Mirjam Fokkema van Platform31.

*Zie voor de overeenkomst: https://bospoldertussendijken.nl/afsprakenvoorsamenwerking/, zie voor de projecten: https://bospoldertussendijken.nl/energiedoelen-behalen-door-te-doen/ .

Hoe staat Alphen aan den Rijn ervoor op het gebied van de warmtetransitie?

We hebben de transitievisie warmte in concept voor de zomer gereed en na het verwerken van de input uit het participatietraject wordt deze begin volgend jaar bestuurlijk vastgesteld. Concrete plannen voor uitvoering zijn er nog niet. We hebben de afgelopen maanden een selectie gemaakt van de gebieden die we als eerste aardgasvrij gaan maken. Bij één wijk zijn we al een stapje verder omdat we daar een hoop gemeentelijk vastgoed hebben, onder meer twee scholen en een ziekenhuis.

Dit zijn grote warmtevragers die een aanjaagfunctie kunnen hebben voor de rest van de buurt. Op deze plekken zijn we begonnen met het verkennen van verschillende technieken, waaronder aquathermie met water uit de Rijn. We onderzoeken daarnaast hoe we tot een organisatie kunnen komen die dat wil gaan draaien. We staan dus echt nog aan het begin.

Welke koppelkansen zijn er in Alphen aan den Rijn bij de opgave voor aardgasvrije wijken?

Samen met onze gebiedsteams zijn we aan het inventariseren wat er per wijk nodig is en hoe we dat kunnen koppelen aan aardgasvrij. De meest logische koppeling zien we in de fysieke leefomgeving. De warmtetransitie heeft natuurlijk grote impact op de openbare ruimte. Het ligt voor de hand de plannen voor het aardgasvrij maken van een wijk naast eventuele andere plannen voor de openbare ruimte in die wijk te leggen. Zo kunnen we werkzaamheden naar voren halen of juist uitstellen zodat een straat maar één keer open hoeft in plaats van meerdere keren in een korte periode. Ook kijken we bij nieuwbouwplannen bijvoorbeeld of het mogelijk is omliggende bestaande woningen mee te nemen in het warmtesysteem dat nieuw wordt aangelegd. We willen ook kijken naar koppelkansen tussen de warmtetransitie en sociale vraagstukken, zoals vergrijzing of sociale veiligheid, maar op die gebieden zitten we echt nog in de beginfase. We hebben nu hoogstens vastgesteld dat bij de keuze voor de gebieden in de transitievisie warmte, sociaal zwakkere wijken specifieke aandacht nodig hebben. Bijvoorbeeld op het gebied van sociale cohesie of betaalbaarheid.

Denk je dat het koppelen van opgaven meerwaarde kan hebben in de warmtetransitie?

Zeker. Op gemeentelijk schaalniveau ontkom je niet aan het koppelen van opgaven. Als je aan de slag gaat met het aardgasvrij maken van wijken, loop je onherroepelijk tegen andere opgaven aan. Net als bij andere opgaven, is het voor mij dan ook niet meer dan logisch dat je aan de voorkant bedenkt hoe je met de verschillende opgaven, die raakvlakken met elkaar hebben, omgaat. Ik heb daarom een team van opgavemanagers die dwars door de gemeentelijke organisatie de grote vraagstukken proberen te organiseren en die zorgen dat de ene opgave logisch aansluit op de ander. We gaan altijd voor een integrale aanpak met het idee: hoe meer we koppelen, hoe groter de meerwaarde uiteindelijk is op alle fronten. Op die manier hebben we ook samen over de transitievisie warmte gesproken. Ik vind het wel moeilijk om op het gebied van de warmtetransitie concreet iets te zeggen over de meerwaarde, omdat we het nog moeten waarmaken. Maar ik geloof er heilig in en we zijn én blijven hier heel bewust mee bezig.

Op gemeentelijk schaalniveau ontkom je niet aan het koppelen van opgaven

Wat zijn de uitdagingen in het koppelen van opgaven?

De transitievisie warmte vraagt om specifieke kennis en is best ingewikkeld op technisch vlak. We zitten dus zowel met techneuten aan tafel als met mensen van bijvoorbeeld maatschappelijke ontwikkeling. En dat is echt een ander slag mens. Beheerders van de openbare ruimte kunnen wel levelen met de technische logica in prioritering van wijken en planningen, maar het leggen van een koppeling tussen de warmtetransitie en bijvoorbeeld sociale veiligheid is echt ingewikkeld. We lopen niet alleen tegen een kenniskloof aan, maar ook tegen een belevingskloof. Over één van de wijken werd bijvoorbeeld aangekaart dat we écht met bewoners in gesprek moesten over wat de transitie zou betekenen voor hun kookgewoonten, anders zou de hele transitie hier mogelijk niet doorgaan. Zo basaal kan het zijn. Als we puur aan techniek en methodes denken, zien we dit soort zaken over het hoofd.

Hoe overbruggen jullie die interne belevingskloof binnen de gemeente?

Door alle betrokkenen aan tafel te krijgen zodat we samen kunnen uitzoeken wat de beste aanpak is. Dat is vervolgens hetgeen wat in de transitievisie warmte terechtkomt. Alle keuzes zijn integraal gemaakt waardoor datgene dat sectoraler in de transitievisie warmte staat, congruent is met wat we er verder in willen.

Welke rol zie je voor een gemeentesecretaris bij het leggen van verbindingen?

Kort gezegd: zorgen dat de hele ambtelijke organisatie weet waar ze aan werken. Hierdoor wordt het duidelijk waarom de ene opgave soms voorrang krijgt en hoe alles met elkaar samenhangt. Een gemeente is een veelkoppig monster dat aan veel verschillende dingen tegelijkertijd werkt waarbij niet alle neuzen automatisch dezelfde kant op staan. Het is dus belangrijk voor collega’s om te begrijpen hoe hun kerntaak of het doel voor hun team zich verhoudt tot een hoger doel. En dat het voor dat hogere doel soms noodzakelijk is om een pas op de plaats te maken. In mijn wekelijkse overleg met de opgavemanagers bespreken we of de verschillende opgaven nog met elkaar in de pas lopen of dat er tegengestelde belangen ontstaan. In het laatste geval zorgen we dat we de juiste mensen aan tafel krijgen zodat we dit samen kunnen oplossen. Kortom, als gemeentesecretaris is het vooral een kwestie van goed organiseren, duidelijk aangeven wat het hoger gelegen belang is, opgavemanagers hebben en zorgen dat je structureel met elkaar in gesprek bent.

Je laat het heel simpel klinken.

Dat is het eigenlijk ook. Het is voor de organisatie van belang dat je als gemeentesecretaris je stempel op de warmtetransitie zet, want dan is het dus belangrijk. Zo simpel is het. Ik focus vanuit mijn rol op het overkoepelende belang. Ik snap dat opgavemanagers staan voor hun kerntaak, maar de gemeente staat voor meer en ik verlang dat collega’s dit in gedachten houden.

Het is voor de organisatie van belang dat je als gemeentesecretaris je stempel op de warmtetransitie zet, want dan is het belangrijk.

Wat zijn persoonlijke succesfactoren vanuit jouw rol als gemeentesecretaris?

Het duiden van het belang van de klimaatagenda en het benadrukken wat onze rol als gemeente daarin is. Ons gezamenlijke doel is het hebben van gelukkige inwoners, daar zijn we het allemaal over eens. En in dit geval draait het vooral om toekomstige gelukkige inwoners. Het is aan ons als gemeente dat lokaal zo goed mogelijk te regelen. Als er tegengestelde belangen zijn, neem ik dus vaak een paar stappen terug en stel ik de vraag: waar doen we het ook alweer voor? En dan vertrekken we vanuit dat gezamenlijke doel, dat we dan weer helder voor ogen hebben, richting een methode om dit te realiseren. Daarnaast probeer ik vanuit mijn rol als gemeentesecretaris ervoor te zorgen dat iedereen zich welkom voelt aan tafel, dat iedereen zijn zegje mag doen, zich gehoord voelt en dat er niet op voorhand al wordt gezegd dat de ene opgave belangrijker is dan de ander. Het is soms best lastig voor collega’s om voorrang te geven aan de warmtetransitie, maar ik benadruk dan dat juist doordat zij dit doen, ze bijdragen aan het grotere belang. Het blijven duiden van ‘het waarom’ helpt vaak het gevoel van gepasseerd te worden een stukje weg te nemen. En natuurlijk ontstaat er wel eens frictie en hebben we verhitte discussies. Het zijn sterk inhoudelijk gedreven collega’s die hun domein het belangrijkst vinden, maar we kunnen niet anders dan hier samen voor gaan.

Ik proef ook passie, ben je intrinsiek gemotiveerd als het gaat over de warmtetransitie?

Zeker. Ik heb ooit milieukunde gestudeerd vanuit het idee om bij te dragen aan het redden van de wereld. Het is ook de reden dat ik voor de overheid ben gaan werken. Ik vind de warmtetransitie heel mooi omdat het gaat over toekomstperspectief, maar tegelijkertijd heel hands-on is en draait om actie in het nu. Voor mij zit de intrinsieke motivatie in: hoe zorgen we dat toekomstige generaties net zoveel kansen hebben als wij en hoe kunnen we daar nu handen en voeten aan geven.

Als er tegengestelde belangen zijn, neem ik vaak een paar stappen terug en stel ik de vraag: waar doen we het ook alweer voor?

Waar loop je tegenaan bij het leggen van de verbindingen tussen afdelingen en opgaven?

Dat het heel snel, heel technisch wordt. Dat geldt niet alleen voor de transitievisie warmte maar ook voor de Regionale Energie Strategie (RES). De vertaling van het doel is misschien technisch, maar we doen het uiteindelijk voor mensen. Dat kan nog wel eens uit het oog worden verloren. Je kan makkelijk hopeloos verzanden in procedures, technieken en methodes. De hele energietransitie is een enorme puzzel voor ons als gemeentelijke organisatie. Het is complex en veel. Zelfs ik word, ondanks dat ik in de VNG commissie over het Klimaatakkoord zit, nog regelmatig verrast door deelafspraken. Ik denk in alle eerlijkheid dat gemeenten nog maar voor de helft beseffen wat ons te wachten staat. We zitten nu in Alphen aan den Rijn middenin de discussie over de RES. Voor het eerst worden de afspraken uit het Klimaatakkoord concreet met zoekgebieden voor windturbines en zonneweides. Ik denk dat het voor veel mensen het eerste besef is dat het Klimaatakkoord en de bijbehorende transitie impact op ze gaat hebben. Warmte moet daar voor een groot gedeelte nog op volgen. Ik vermoed dat dit bij de gemiddelde inwoner, maar ook de gemiddelde medewerker nog niet hoog op de agenda staat. Kortom er is nog een hoop te doen. Mijn tip aan gemeentesecretarissen is: houd het doel helder voor ogen en verzand niet in de techniek. Blijf actief de koppeling maken naar de toekomstige generaties, de reden waarom we dit alles doen. 

Hoe zorg je voor een team waarin mensen kunnen verbinden, leren, uitproberen én voortgang boeken?

Het aardgasvrij maken van wijken is een nieuwe uitdaging. Dat vergt een beetje pionieren en improviseren. Het helpt als de mensen die binnen de gemeentelijke organisatie daaraan werken zich een team voelen.

Aardgasvrij is een complex thema, met veel dilemma’s en onzekerheden en nog weinig beproefde methoden. Om toch gericht en energiek aan de slag te kunnen, is het daarom goed om het doel dat je nastreeft gezamenlijk goed voor ogen te brengen en te houden: bespreek met elkaar waarom je aardgasvrij belangrijk vindt. Daarvoor kan het boek ‘Start with why’ van Simon Sinek een mooie aftrap bieden. Het laat zien dat organisaties die zich richten op het Waarom van hun organisatie succesvoller en innovatiever zijn. In een Ted-Talk vat Sinek zijn verhaal kort samen.

Enerzijds wil je binnen de gemeentelijke organisatie een team creëren van mensen die onderling open zijn, op elkaar kunnen rekenen en goed van elkaar weten wat ze kunnen en willen. Anderzijds wil je ook dat je teamleden de samenleving, de inwoners voorop stellen. Dat is een beetje een paradox. Het bekende onderscheid tussen systeem- en leefwereld van Jurgen Habermas (en uitgewerkt door Jos van der Lans) sluit hier goed bij aan. Het is weliswaar een wat kunstmatige en grove tweedeling, maar het kan je toch helpen om goed op te letten of jullie werk en de manier waarop je dat ‘inregelt’ en uitvoert geen doel op zich wordt, maar bijdraagt aan een betere (leef)wereld. Wouter Hart werkte dit verder uit in het boek “Verdraaide organisaties”, dat helpt bij werken vanuit de bedoeling. De samenvatting daarvan lees je hier.

Ambtelijke autonomie - medewerkers ruimte te geven en laten nemen - is van groot belang om te kunnen werken vanuit de bedoeling. Dat vergt iets van de medewerkers en zeker ook van de leidinggevende(n). Bespreek in jullie werkoverleg wat er is gedaan en bereikt, maar bespreek ook hoe dat is gegaan en ervaren, en vooral ook waarom is het zo gegaan? En als het minder goed ging, bespreek dan ‘waarom ging het dit keer verkeerd’, in plaats van ‘wie deed wat fout?’. Dat is het ook weer een moment om het ‘waarom’ van jullie werk te herijken. En dan wordt leren ook leuk, of in ieder geval wat minder moeilijk.

En: vier tussentijdse successen en mijlpalen. Dat voedt de energie in het team en het proces. Denk daarom samen na over mogelijke kleine successen die je kunt behalen en hoe je die gaat vieren. En koppel dat vieren aan een manier om weer vooruit te kijken in het proces.

Meer weten:

• In zijn Kompas voor publiek leiderschap beschrijft Mark Frequin hoe (en waarom) je ambtelijke professionaliteit en autonomie kunt stimuleren.
• Wouter Mensink (SCP) duidt en nuanceert de kloof tussen systeem- en leefwereld in een helder essay.
• Je team kan met de ‘vakgarage’ Factor P leren hoe je het participatieproces ontwerpt en onderweg leert.
• Lees de essays “Vrij van aardgas, rijk aan leren” (Manon Ruijters) en “Een transitie aanpak voor Aardgasvrije Wijken” (Jan Rotmans) in de essaybundel over aardgasvrije wijken.
• Je kunt als team leren van anderen door deel te nemen aan community of practice. Hier lees je hoe je dat kunt opstarten. Of sluit je aan bij een (besloten) groep binnen het PAW.

Integraal samenwerken, hoe organiseer je dat dan?

Het is best lastig om bewonersparticipatie goed te regelen, zeker bij een grote nieuwe opgave als aardgasvrij. Het is dan van belang dat inwoners niet (te) veel last hebben van hoe de gemeente is georganiseerd: de wijk staat centraal, niet de afdeling of sector van de gemeente. En dat vergt ook veel aandacht binnen de gemeentelijke organisatie.

Wijkgericht werken vraagt om integraal werken, waarbij verschillende beleidsdomeinen, budgetten en niveaus (meer) met elkaar worden verbonden. Het kennis- en leerprogramma Regie en organisatie verzamelt veel relevante informatie en inzichten over hoe je je organisatie kunt inrichten voor een integrale wijkgerichte aanpak. Les 1 is dat het mensenwerk is. Dat bleek ook uit een studie naar gebiedsgerichte organisatiemodellen. Helderheid over rollen, taken en verantwoordelijkheden is van groot belang, maar niet voldoende. Het allerbelangrijkst zijn de mensen die het werk invullen en uitvoeren. Daarom wordt de rol van ‘verbindingsofficieren’ binnen gemeenten steeds belangrijker. In het online-magazine Balanceren en bijeenbrengen lees je meer over zulke verbinders.

Ambtenaren komen op allerlei manieren in aanraking met bewoners en maatschappelijke partijen, van vragen en initiatieven uit de wijk tot langdurige participatietrajecten zoals die rond aardgasvrij. Ambtenaren moeten steeds meer van buiten naar binnen werken, responsief en integraal. Toch hebben sommige collega’s ‘verbindingsangst’: zij vrezen dat open samenwerken leidt tot verlies van bevoegdheden, invloed, budget. De Leergang ambtelijk vakmanschap: helpt ambtenaren om effectief van buiten naar binnen en van binnen naar buiten te werken. Verder beschrijft het essay Publieke bricoleurs hoe je ambtelijk vakmanschap op het raakvlak gemeente-gemeenschap kunt vormgeven.

Meer weten:

• Bekijk het webinar PAW aan tafel over hoe je participatie intern vormgeeft en borgt.
• In de praktijkvoorbeelden over intern organiseren komt deze vraag steeds aan bod.
• Lees de essays “Energie & gebiedsontwikkeling: een winnende combinatie” (Co Verdaas) en “Aardgasvrij in de participatiemaatschappij (Arwin van Buuren en Jurian Edelenbos) in de essaybundel over aardgasvrije wijken.
• Bekijk het Werk- en doeboek voor de energietransitie in een integrale wijkaanpak.
• Nog meer over wijkgericht werken vind je op de wijkwijzer.
• Bekijk ook de verdiepende vraag ‘Hoe verbind je aardgasvrij met andere opgaven in de wijk?'

Waar vind ik subsidies en fondsen voor verduurzaming?

“De Energiesubsidiewijzer en Subsidiewijzer bieden goede overzichten van subsidies en fondsen. Bekijk ook de PAW-themapagina Kosten en financiering. Bekijk ook de PAW-themapagina Kosten en financiering.”