Werkwijzen AVG voor gemeenten
bij aardgasvrije wijken
Leeswijzer
De factsheet beoogt om inzicht te geven in de mogelijkheden en onmogelijkheden onder de huidige wet- en regelgeving voor het verzamelen, gebruiken en delen van persoonsgegevens onder de AVG. En om werkwijzen en alternatieven inzichtelijk te maken. Deze factsheet wordt periodiek aangepast aan de nieuwste inzichten en wet- en regelgeving. Heb je opmerkingen of aanvullingen? Geef het door via Factsheet - Mogelijkheden en onmogelijkheden AVG - Programma Aardgasvrije Wijken
AVG en aardgasvrije wijken
Gemeenten werken na de vaststelling van de transitievisie warmte door aan de volgende stap richting een aardgasvrije gebouwde omgeving. In de uitvoerings-plannen wordt concreet gemaakt hoe en welke aardgasvrije voorziening kan worden gerealiseerd.
De gemeente informeert bewoners en gebouweigenaren en neemt ze mee in het besluitvormingsproces. Daarbij komt ook de vraag aan de orde hoe persoonsgegevens kunnen worden verzameld en gebruikt. Belangrijk daarbij is om in een vroeg stadium in dit proces aandacht te besteden aan hoe dit het beste kan in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In de praktijk blijkt de grondslag voor gegevensverwerking tot vragen te leiden. Dit factsheet geeft informatie over de beschikbare grondslag.
Toestemming van de bewoner is nodig voor het verwerken van persoonsgegevens
Voor het verwerken van persoonsgegevens zal steeds toestemming van de persoon nodig zijn. Dat volgt uit de AVG, waarin staat in welke gevallen het verwerken van persoonsgegevens is toegestaan.
In de AVG staan 6 juridische grondslagen benoemd waaronder het verwerken van persoonsgegevens is toegestaan, zie onderstaande lijst. Alleen de grondslag onder a kan nu voor de aardgasvrij opgave worden toegepast. Ontwikkeling in wetgeving kan mogelijk in de toekomst meer ruimte voor verwerking scheppen. Stem op tijd af met de gemeentelijke (privacy) jurist.
De grondslagen van artikel 6 lid 1 AVG:
- toestemming van de betrokkene;
- het is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;
- het is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke plicht;
- het is noodzakelijk om de vitale belangen van een natuurlijk persoon te beschermen;
- het is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of openbaar gezag; of
- het is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde.
sub f) geldt echter niet voor de verwerking door overheidsinstanties in het kader van de uitoefening van hun taken.
Eisen aan toestemming
Rechtsgeldige toestemming voldoet aan de volgende eisen: Vrijelijk gegeven, Ondubbelzinnig, Geïnformeerd, Specifiek. De betrokkene moet zijn toestemming ook kunnen intrekken. Op grond van de AVG mag de overheid zich ten behoeve van de uitoefening van haar publieke taak niet snel beroepen op de grondslag toestemming. Tip: toets daarom of aan alle voorwaarden van toestemming is voldaan.
Meer informatie? Kijk op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Mogelijkheden en onmogelijkheden verzamelen, gebruiken en delen persoonsgegevens onder de AVG
Welke gegevens heb ik nodig als gemeente?
Voordat je aan de slag gaat met het benaderen en informeren van bewoners, stel je als gemeente de vraag welke gegevens je wanneer nodig hebt. Op basis daarvan richt je je communicatieproces in en inventariseer je welke toestemmingen van bewoners op welke momenten nodig zijn. Voor het gebruik van persoonsgegevens zijn er dan drie opties:
- aanschrijven per adres (‘aan de bewoners van’)
- gebruik van niet tot personen herleidbare geaggregeerde gegevens
- toestemming vragen aan de betrokken inwoners om persoonsgegevens te gebruiken
Vraag voor elk doel waarvoor je persoonsgegevens nodig hebt afzonderlijk van te voren toestemming. Denk daarom ook na over de gegevens die beschikbaar zijn en waarvoor je geen toestemming nodig hebt (optie 1 en 2). Het is van belang dat een verkregen toestemming vastgelegd wordt zodat deze achteraf aangetoond kan worden.
Wat is voorhanden?
Aanschrijven per adres mogelijk (opties 1 en 3)
Voor het informeren over de transitie naar aardgasvrij kan de gemeente inwoners per adres aanschrijven (‘aan de bewoners van’), ook als het niet zeker is of zij aardgas gebruiken. In de brief kan een zin worden opgenomen: “Gebruikt u geen aardgas (meer)? Dan kunt u deze brief als niet-verzonden beschouwen.”
Voor het gebruik van NAW-gegevens door de gemeente is in dit geval toestemming vereist. Een verleende toestemming kan worden bijgehouden met een CRM-systeem. Bijvoorbeeld voor het monitoren van draagvlak hoeveel mensen daadwerkelijk zijn bereikt in het participatietraject. Of voor het doen van een passend aanbod. Voor elk doel moet afzonderlijk toestemming worden gevraagd. Zolang niet van het doel wordt afgeweken, kun je uitgaan van de verleende toestemming.
|
Verbruiksgegevens (optie 2)
Gasverbruik gegevens op postcode 6-niveau zijn toereikend voor het berekenen van de business case. Voor het inschatten van de warmtevraag (gasverbruik, kookgas) kunnen tools als DEGO en de Startanalyse PBL worden gebruikt. Historisch gasverbruik zegt mogelijk niet alles door wijzigingen in gezinssamenstelling, weersomstandigheden etc.
Daarnaast worden op diverse websites gegevens beschikbaar per postcode-6 niveau (zoals op Datavoorziening VNG Realisatie) of op buurtniveau weergegeven (zoals op Regionale Klimaatmonitor).
|
Type stroomaansluiting (optie 2)
Inzicht in het type stroomaansluiting is van belang voor de overstap op elektrisch koken of all electric. Het type stroomaansluiting is op een schaal van minimaal 10 aansluitingen opvraagbaar bij de netbeheerder. Daarnaast bieden sommige netbeheerders open data aan met informatie over kleinverbruiksaansluitingen; hieruit kan het meest voorkomende type stroomaansluiting binnen een postcode worden afgeleid en aan de hand daarvan worden bepaald of dat deel van de aansluitingen wel/niet verzwaard moet worden.
|
Het energielabel geeft inzicht in hoeverre woningen al geïsoleerd zijn. Dit speelt met name in wijken waar een individuele warmteoplossing wordt voorgesteld en in wijken met een kansrijke collectieve oplossing op midden- of lage temperatuur. Energielabels zijn via de Klimaatmonitor te verkrijgen.
|
Type gasaansluiting (optie 2)
Voor de transitie naar aardgasvrije woningen is het type gasaansluiting belangrijk. Deze gegevens zijn raadpleegbaar via DEGO en de Startanalyse PBL en op niet tot personen herleidbaar niveau opvraagbaar via de netbeheerder.
|
|
Wat kan (nog) niet?
De grondslagen voor het verkrijgen van de gegevens van eigenaren die geen bewoner zijn (particuliere verhuur) en de (huidige en toekomstige) aansluiting van gebouwen op een bron voor warmte en overige energie zijn nog in ontwikkeling.
Verder lezen over juridische kaders rondom het delen van energiedata?
Raadpleeg de informatie van Verbetering van de Informatievoorziening voor de Energietransitie (VIVET)
Participatie en besluitvorming in de Omgevingswet
Participatie en besluitvorming in de Omgevingswet
Participatie in verband met ontwikkelingen in de fysieke leefomgeving is een belangrijke pijler in de Omgevingswet. Daarin wordt geregeld dat gemeenten belanghebbenden tijdig moet betrekken en meenemen.
Hoe ontwerp en organiseer je een participatieproces voor het aardgasvrij maken van een wijk? De onderstaande participatie-uitgangspunten kunnen daarbij als uitgangspunt dienen:
- Maak het procesontwerp samen met bewoners en andere partners
- Geef iedereen de mogelijkheid om mee te doen
- Zorg dat iedereen gehoord wordt
- Bouw een betrouwbare kennisbasis
- Ondersteun bewoners om de stap te maken
Het is juridisch niet vereist dat door participatie ook volledig draagvlak ontstaat voor beleid en plannen van de gemeente.
Verder lezen? Zie: de Handreiking Participatie en Participatie en de Omgevingswet - Programma Aardgasvrije Wijken
Participatie en planvorming
Gemeenten anticiperen op de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Er zijn twee momenten in de besluitvorming van het proces om een wijk aardgasvrij te maken, waarbij informatie van bewoners in ieder geval gewenst is:
- Wanneer het college en/of de raad in een uitvoeringsplan besluit over welke gebouwen een aanbod krijgen om aardgasvrij te worden.
- Wanneer de wijk daadwerkelijk van het aardgas afgaat. Dit is in de uitvoeringsfase, die jaren later na het eerste besluit kan plaatsvinden.
Als je de persoonsgegevens die met toestemming van bewoners zijn verwerkt ook wil gebruiken in het participatieproces (denk aan registratie op adresniveau welke participatiemomenten er zijn geweest om aan te kunnen tonen hoeveel adressen daadwerkelijk bereikt zijn), zorg dan dat de toestemmingverlening van de bewoners/gebouweigenaren daartoe toereikend is. Tip: Denk ook aan de mogelijkheid om met behulp van een enquête draagvlak te meten. Daarbij moeten deelnemers aangeven of ze al dan niet anoniem deze informatie willen delen.
Suggesties en aanbevelingen
“Er is nog wetgeving in ontwikkeling, maar je kunt al aan de slag!”
- Denk goed na welke informatie je nodig hebt op welke momenten en raadpleeg de gemeentelijke privacy afdeling/specialist op tijd.
- Start met het organiseren van bewonersavonden en/of ga langs de deur in de wijk. Vraag toestemming aan de bewoner om (persoons)gegevens te registreren.
- Maak het voor betrokken bewoners duidelijk hoe persoonsgegevens verwerkt worden en met welk doeleinde. Voor elke verwerking van persoonsgegevens met een nieuw doeleinde dient de gemeente bewoners opnieuw toestemming te vragen.
- Verzamel alleen persoonsgegevens die daadwerkelijk nodig zijn en bepaal de bewaartermijn.
Deze informatie is ook in een pdf-document beschikbaar. Klik hier om het pdf-document te downloaden.