Klik op 'Lees meer' voor de transcriptie van deze podcast. 

00:00:01
Regina Koning: Welkom bij de podcastserie van het thema juridica binnen het kennis- en leerprogramma aardgasvrije wijken. In deze serie spreken we met gemeenten over hun ervaringen met de meer juridische kant van de aardgasvrij opgave. Vandaag zit ik aan tafel met Erik Matie, projectleider van de proeftuin gemeente Pekela. En het thema van vandaag is de AVG.
Erik, bedankt voor je komst. Jij bent voortvarend aan de slag gegaan bij de gemeente Pekela begrijp ik. Kun jij je misschien even voorstellen als eerste, en dan ook een korte schets geven van hoe het ervoor staat met de proeftuin.

00:00:42
Erik Matien: Mijn naam is dus Erik. Ik ben projectleider sinds aanvang van het project. Een bewuste keuze om in dit geval voor een externe projectleider te kiezen. En ik doe dat in opdracht van de bewonersgroep, samen met de gemeente. Het project zelf is een bottom-up project: een project dat door de bewoners ooit is geïnitieerd en wat nog steeds actueel is. Dus de bewoners zijn nog steeds in the lead, zou je kunnen zeggen.

00:01:14
Regina Koning: Jullie zijn nog steeds bezig met dit onderwerp en met deze hele opzet, zeg maar.

00:01:22
Erik Matien: Ja. De de proeftuin zelf is een proeftuin waarbij, ik zei het al, bottom-up een energie- en gasbesparing wordt gerealiseerd in het dorp. Het project gaat ook uit van vrijwillige deelname. In dit project wordt ingezet op een aardgasreductie van 50 procent. Dat geschiedt door de inzet van hybride warmtepompen, kierdichting en daarnaast zonnepanelen. Die zonnepanelen dienen als compensatie voor de extra hoeveelheid elektriciteit die nodig is voor de hybride warmtepomp. Dan blijft er nog altijd 50 procent aardgas over en het streven is om dat aardgas te vervangen voor groen gas.
Mensen mogen zelf kiezen of ze deelnemen of niet. Het project richt zich op ongeveer 500 deelnemers. Dat is de wijk waar we het in dit geval over hebben. Van die 500 deelnemers hebben we op dit moment 25 deelnemers die echt al over zijn gegaan tot aanschaf van een hybride warmtepomp. En we zijn met ongeveer 175 mensen in gesprek die hebben aangegeven graag hier in mee te willen gaan, maar zich nog ergens in de klantreis bevinden.

00:02:41
Regina Koning: Oké, dat zijn nog een behoorlijk aantal gesprekken te gaan. En zou je wat meer kunnen vertellen hier in deze podcast, over die betrokkenheid van de vrijwilligers en de inwoners. Hebben ze zich bijvoorbeeld verenigd in een stichting of een andere entiteit? En hoe gingen ze dan te werk?

00:03:00
Erik Matien: Ja, het project is ooit ontstaan doordat een groepje bewoners zei: 'Wij willen iets doen op het gebied van aardgasvrije wijken, we willen gaan besparen'. In Groningen speelt natuurlijk sowieso al wat meer het fenomeen aardgas, gezien de aardbevingen. Zij wilden het aardgas verbannen. En ze hebben contact opgenomen met de gemeente, omdat ze dit programma voorbij zagen gekomen, het PAW-programma. Zo is dat balletje een beetje gaan rollen.
En wat je ziet nu: die groep bewoners van het eerste uur, die zijn grotendeels nog steeds bij het project betrokken, maar die nemen nu deel als individuele bewoners. Dus het is niet een stichting, en het is ook geen corporatie. Bij deze groep is wel een corporatie betrokken, maar de bewoners zelf treden op als individuen, zal ik maar zeggen, met de gemeente en een aantal partijen daaromheen die de diensten leveren die nodig zijn om het project goed ten uitvoer te brengen.

00:04:06
Regina Koning: En dat ging met heel veel enthousiasme, begrijp ik. Waar kwam dan dat punt waar ook de AVG een rol ging spelen in dit proces.

00:04:17
Erik Matien: Ja, nou, dat was eigenlijk al heel snel, al heel vroeg. Want als je een project hebt, dan wil je ook daarover communiceren. En dat begint dan bijvoorbeeld met een website. In het begin moest er een website worden gelanceerd. Nou, dat werd al heel snel gedaan, houd-je-touwtje werd er een website opgetuigd. Het was ook een gratis platform waar gebruik van werd gemaakt en daar kwam al het eerste stukje AVG om de hoek kijken, omdat mensen daar hun gegevens achterlieten. Mensen die graag wilden meedoen in het project en zeiden van 'nou, ik ben wel geïnteresseerd', en daar zag je eigenlijk al meteen het eerste moment dat we te maken hadden met een website die helemaal niet veilig was. Dat werd ook letterlijk gemeld als je op die website kwam. 'Dit is een niet-veilige website.' Dus mensen stonden al een beetje in een houding van 'nou, dat weet ik niet of ik daar wel mijn gegevens moet achterlaten'. Dat was het moment waarop we die website wilden professionaliseren. Maar dat was in het begin best wel lastig. Men zei: 'Ja, maar dit is een gratis website, we willen goed met onze centen omgaan'. Wat natuurlijk ook logisch is. Maar tegelijkertijd: het hele fenomeen van veilig omgaan met gegevens die worden achtergelaten op een website, dat was op dat moment veel minder in beeld. Dat was dus het eerste moment waarop die AVG om de hoek kwam kijken. Later kwamen er natuurlijk veel meer aspecten bij kijken. Maar dat was eigenlijk het eerste moment, dat ik als projectleider ook het gesprek aan moest gaan met de bewonersgroep, zo van: dit zouden we toch anders moeten gaan inrichten, want dat is ook in ons eigen belang om dit gewoon goed te regelen. Dat werd niet altijd meteen herkend, maar uiteindelijk is het wel opgepakt.

00:06:01
Regina Koning: En hoe heb je dat dan een aangepakt? In dat proces? Want jullie hebben een manier gevonden om dat procesmatig te gaan ondersteunen, hoor ik in je woorden. Hoe hebben jullie dat op dat moment dan aangepakt met die bewoners?

00:06:17
Erik Matien: Nou, in eerste instantie hebben we aangegeven dat het ook in het belang is van het project zelf, dat mensen een veilig gevoel hebben. En dan bedoel ik in dit geval dat ze hun gegevens achterlaten en dat ze weten dat er zorgvuldig mee wordt omgegaan. Als je dat goed onder de aandacht brengt, dan ziet iedereen op enig moment wel in dat het inderdaad zo is en dat je gebaat bent bij een zorgvuldige afhandeling van gegevens en hoe je daarmee omgaat. Dus dat ging al redelijk snel.
Wat we vervolgens ook gedaan hebben, is dat we hebben gezegd van: ja, dit gaat natuurlijk om veel meer gegevens. Het is een project op basis van vrijwillige deelname. En die vrijwilligers, die handelen heel strikt genomen als natuurlijk persoon, maar wel vanuit een project. En de gemeente is eigenlijk projecteigenaar, zou je kunnen zeggen, strikt juridisch gezien. En daarom hebben wij ook meteen gezegd: 'We gaan meteen met die bewonersgroep, juist omdat het niet een stichting is, met alle losse individuen in die werkgroep een geheimhoudingsverklaring opstellen.' Omdat wij vinden dat de gegevens die worden gebruikt in zo'n proeftuin (je zit bij mensen aan de keukentafel, je krijgt veel dingen te horen), daar moet je heel erg zorgvuldig mee omgaan. Dus ook daar hebben we dat op een gegeven moment ingeregeld. Dus we hebben gekeken naar de rollen: welke personen hebben we allemaal, wie doet wat? En wat gaan we met die informatie doen? Wat hebben we nodig? En dat hebben we goed in kaart gebracht. En we hebben geheimhoudingsverklaringen opgesteld, we hebben verwerkingsovereenkomsten opgesteld en van daaruit zijn we aan de bak gegaan. Dus we hebben dat organisatorisch ook meteen goed ingericht. Dat was daardoor vanaf het begin af aan onze werkwijze en dat is ook eigenlijk meteen omarmd - ook als bescherming voor de vrijwilligers zelf.

00:08:21
Regina Koning: Dat was eigenlijk mijn volgende vraag: kreeg je die vrijwilligers makkelijk mee in dit proces?

00:08:27
Erik Matien: Ja. Ik kan me nog herinneren dat wij op een gegeven moment een geheimhoudingsverklaring hadden opgesteld; en dan heb je het natuurlijk ook over de sancties: wat doe je nou als iemand geen geheimhouding betracht van de gegevens waar die mee te maken krijgt? Dus daar hadden wij op een gegeven moment ook boeteclausules in opgenomen. A raison de 10.000 euro, 20.000 euro, iets in die geest. Maar ja, dan kun je eigenlijk niet doen met bewoners die vrijwillig in een project stappen. En ze waren daar ook meteen van geschrokken, en terecht. Daar hebben we naar geluisterd en bedacht: oké, wat is redelijk en passend bij zo'n manier van samenwerken? Want je hebt het uiteindelijk over vrijwilligers en je moet je doel ook weer niet voorbijschieten. Dus op die manier hebben we dat destijds met de bewoners ingeregeld. En het werd heel snel omarmd, omdat ze zelf ook wel zagen dat ze op die manier zichzelf beschermden. Want dat is het uiteindelijk. Stel dat je bij iemand aan de keukentafel staat en je vraagt: doe je mee of zou je mee willen doen? En iemand zegt nee en geeft uitleg, zonder dat je ernaar vraagt: 'nee, ik kan het niet omdat ik geen geld heb', of 'het valt me op dit moment zwaar, omdat er iets is gebeurd in de privé-situatie'. Dan wil je niet dat dit op de één of andere manier per ongeluk ergens in de voetbalkantine weer naar boven komt. En dat je daar dan heisa in de tent krijgt. Dus daar wil je heel voorzichtig en zorgvuldig mee omgaan. En ik vind ook: gemeenten moeten zich realiseren, dat als je met een groep vrijwilligers werkt, dat je hen ook in bescherming moet nemen daarvoor. En juist om die reden, even los van dat je dit ook doet omdat het moet vanuit de wet.

00:10:22
Regina Koning: Dus jullie hebben dit echt vanuit de gemeente opgetuigd, dit dit proces? Kun je dat beschrijven als een soort stappenplan? En zou je heel kort kunnen aangeven van stap één tot de stap waar jullie nu zijn - hoe dat er ongeveer uitziet?

00:10:39
Erik Matien: Ja. Ik noemde het net ook al. We hebben eerst gekeken welke informatie hebben we eigenlijk nodig? Het vraagt ook dat je dat je vooruitkijkt: het project loopt over een periode van vier jaar. In die periode hebben we verschillende vormen van informatie nodig van de bewoners, en dit is allemaal op basis van van vrijwilligheid dus mensen geven ook die informatie, die geven daar ook goedkeuring voor. Ze tekenen daarvoor een privacyverklaring en stemmen in met de manier waarop we dat gebruiken. En dat vraagt dat je aan de voorkant al een heel goed beeld hebt van waar je naartoe wilt, van wat je nodig hebt aan informatie en wanneer je die informatie opvraagt. Dus dat zijn eigenlijk hele belangrijke ingrediënten. Dat hebben we eerst inhoudelijk benoemd en toen zijn we gaan kijken.

00:11:29
Regina Koning: Mag ik tussendoor vragen: heb je daarvoor een AVG-jurist binnen de gemeente of een deskundige betrokken?

00:11:36
Erik Matien: Ja, binnen de gemeente is ook inderdaad een privacyspecialist die dat heeft getoetst. Binnen ons project werden wij de hele tijd ge-audit, nog steeds. Dat ervaar ik zelf als heel prettig, omdat dit ons ook steeds scherp houdt. En dat gaat echt verder dan alleen maar de informatie die je opvraagt; dat gaat ook over hoe wij communiceren in een WhatsApp-groep of überhaupt in een app. Wij hadden in het begin te maken met Slack, een bepaalde app waarmee je communicatie rond een project goed kunt optuigen. Maar het was een app die allerlei openingen bood naar de eigenaar daarvan, Microsoft. Maar die werd niet als AVG-proof betiteld. Daarom zijn wij daar snel vanaf geweken. Toen zijn we naar andere apps gegaan die wel AVG-proof zijn. Inmiddels is Microsoft alweer een stuk verder, maar dat was tweeëneenhalf jaar geleden niet zo. Dus ook op dat soort onderdelen werden wij getoetst: hoe hebben jullie dat geregeld? Ook de website: wat voor veiligheidscertificaat heb je daar op? Zo zijn er allerlei facetten waar wij ook aan worden onderworpen, die worden gecontroleerd. Hoe wij omgaan met gegevens, hoe we de beveiliging op die gegevens hebben vastgelegd. Wie erbij kunnen en wie niet. En welke externen erbij zijn. We hebben te maken met installateurs, met energieadviseurs; dat zijn externen die bij de mensen aan tafel zitten en waar heel veel gegevens mee worden gedeeld. En ja, die kunnen bij bepaalde informatiebronnen. Dat is allemaal goed geborgd. Wij hebben binnen het project ook iemand die zich specifiek daarmee bezighoudt: een privacy officer van de gemeente die dat weer controleert. Dus twee personen als het ware, die daarop zitten.

00:13:40
Regina Koning: Dus dan heb je dat voor elkaar, qua stap. En als je dan verder kijkt: als ze ermee bezig zijn, de bewoners en de installateurs en de mensen die aan tafel zitten, krijgen die daarbij ondersteuning? Een cursus, of met jou in gesprek daarover?

00:14:02
Erik Matien: Goeie vraag. Wat we hebben gedaan, is dat we dit onderwerp structureel op de agenda zetten. Die audits waar ik het net over had, die vinden twee keer per jaar plaats, vanuit de privacy officer van de gemeente die ons project audit. Daarnaast bewaken we dit binnen de werkgroep continu goed. Dat gaat bijvoorbeeld over wachtwoorden die we gebruiken voor bepaalde documenten, waar de één wel in kan en een ander niet. En het is zelfs zo dat als een bepaalde bewoner een probleem heeft met een hybride warmtepomp, dan spreken we daar niet over als, ik noem even wat: de familie Jansen. Nee dat gaat over familie- x. Daar gebruiken we een cryptische naam voor, ook om in de werkgroep niet steeds die naam naar voren te laten komen. Dat is hoe we het steeds weer naar voren halen. Eigenlijk hele praktische dingetjes. Want je merkt dat het heel snel er ook weer uitslijt. Het is niet iets waar mensen continu mee bezig zijn. En dat is overigens maar goed ook, want het gaat natuurlijk uiteindelijk om die besparing van aardgas. Maar je wilt hier wel gewoon professioneel mee omgaan - op een goede, gedegen wijze.

00:15:19
Regina Koning: Dus het heeft eigenlijk constant onderhoud nodig - het onderhouden van kennis en het scherp houden van elkaar.

00:15:27
Erik Matien: Ja, absoluut. En ik moet zeggen dat het Kennis- en leerprogramma daar ook aan bijdraagt. Op verschillende manieren wordt vandaaruit ook gewezen op het belang van privacywetgeving. Dat zet me op scherp en ik breng dat ook weer terug in de werkgroep.
En je moet het ook borgen. Als je kijkt naar een werkgroep, dat is net als een gewone vereniging: mensen komen en mensen gaan. Als ik kijk naar de mensen waarmee we het project begonnen: er zit een kerngroepje van toen nog steeds in, maar er zijn ook nieuwe mensen bijgekomen en mensen die weer iets anders zijn gaan doen. Dus je krijgt voorbijgangers. En dat betekent dat je die kennis continu moet borgen. En dat je daar continu mee bezig moet zijn.

00:16:11
Regina Koning: En dat is gedurende het proces wat dan aan de orde is. Maar ik kan me ook voorstellen dat het goed is voor eventuele volgende bewonersinitiatieven, misschien zelfs bij andere gemeenten, dat je iets hebt liggen waar je steeds op kunt terugvallen.

00:16:28
Erik Matien: Ja, absoluut. En dat is natuurlijk ook onderdeel van het PAW-programma, de privacyverklaringen, de geheimhoudingsverklaring en de verwerkingsovereenkomsten die wij voor ons project hebben gebruikt, die zijn ook voor anderen te gebruiken. Dus als er mensen zijn die dat wel eens willen inzien, of willen weten hoe hebben jullie dat gedaan? Laat ze dan even contact opnemen met de gemeente Pekela, met ondergetekende. En dan kunnen we daar heel snel in faciliteren en die kennis breder leggen. Maar het is eigenlijk heel eenvoudig.

00:17:05
Regina Koning: Dat is heel fijn om te horen. En daarbij kunnen we ook aansluiten inderdaad misschien bij de online community van de Juridische Open Tafel Sessie die op de website staat. Daarvoor kunnen mensen zich ook aanmelden, en zich ook melden bij Erik en daarover vragen stellen. Ik zou je nog willen vragen: gemeenten die hier nu naar luisteren en morgen graag hiermee aan de slag willen, omdat ze het zo ontzettend herkennen wat je hier vertelt, heb je dan een aantal tips? Dat je zegt: begin hier dan als eerste mee.

00:17:41
Erik Matien: Voor mij zou tip één zijn: zorg dat je iemand in je projectteam hiermee belast. Iemand die het leuk vindt om dit allemaal uit te vlooien. Het is natuurlijk best wel juridisch, dus je moet het leuk vinden om dat een beetje uit te vlooien en te checken of we wel AVG-complient zijn op die onderdelen. Tegelijkertijd met de bewonersgroep van het begin af aan de vraag stellen: welke informatie hebben we nodig, waarom en wanneer? Dat is een andere hele belangrijke. En meteen als antwoord daarop ook een privacyreglement maken, zodat je aan de deelnemers die mee willen doen aan een project, laat zien wat je ophaalt aan informatie en waarom je dat ophaalt. En laat dat vervolgens continu terugkomen in je vergaderingen, in je overleggen, dat dit gewoon een onderwerp is. Op die manier kun je het goed inregelen.

00:18:39
Regina Koning: En het is volgens mij niet alleen juridisch van belang, die AVG, maar het gaat om de privacy binnen die sociale gemeenschap; dat overstijgt de regeltjes lijkt me.

00:18:54
Erik Matien: Ja, absoluut. Goed punt dat je aanstipt. Je hebt het over een wijkproject; dan heb je gewoon te maken met hele fijngevoelige informatie. Zeker in ons project geldt dat. Ik noemde al dat een groot aantal mensen zich nog ergens in de klantreis bevindt. Die mensen hebben nog geen ei gelegd over doe ik mee of doe ik niet mee? Het zijn eigenlijk mensen die nog twijfelen. En die hebben allemaal wel een reden om nog even geen besluit te nemen. Dat kunnen redenen van persoonlijke aard zijn. En dat betekent dus ook, dat je als vrijwilliger aan de keukentafel gewoon heel gevoelige onderwerpen tot je neemt, en eigenlijk best een grote vertrouwenspositie inneemt. En dat moet je niet beschamen, die vertrouwenspositie, op geen enkele wijze. Want dat is juist de kracht van dit soort projecten, bottom-up: dat je heel dichtbij de bewoner staat en in staat bent om vanuit de vertrouwensbasis tot zo'n transactie te komen. En met transactie bedoel ik dat iemand zegt: ik doe mee. En daarom moet je ook iemand heel goed beschermen. Dat is de kracht van het project. The holy grail zou ik haast willen zeggen.

00:20:16
Regina Koning: The holy grail, dat vind ik een hele mooie, Erik. En dan de afsluitende vraag voor deze podcast, waar ik eigenlijk altijd mee afsluit: de luisteraar die nu helemaal enthousiast is geworden om hiermee aan de slag te gaan, het liefst morgen of de eerste werkdag die eraan komt: wat is dan het eerste wat ze om half negen 's ochtends kunnen doen, als ze de computer aanzetten?

00:20:40
Erik Matien: Ja, ik wou zeggen, een kopje koffie drinken, maar dat is misschien wat easy going.

00:20:45
Regina Koning: Met wie?

00:20:46
Erik Matien: Ha ha! Nou met mij bijvoorbeeld, om eens even te klankborden. Nee maar ik denk het eerste wat je dan zou moeten doen, is toch met die bewonersgroep in gesprek gaan. En dit onderwerp gewoon op tafel leggen als iets waar je met elkaar een ei over hebt te leggen. Dat is denk ik het belangrijkste.

00:21:09
Regina Koning: Dat is ook volgens mij inderdaad een hele waardevolle tip voor de luisteraar. Dank je wel, Erik, voor dit interview en voor het delen van al je ervaringen over dit onderwerp met ons. En daarmee komen we aan het eind van deze aflevering.
Naast deze podcast organiseert het Programma Aardgasvrije Wijken nog tal van andere activiteiten. En wil je meer podcasts luisteren, of je aanmelden voor de nieuwsbrief, bijeenkomsten, leerkringen of mijn Juridische Open Tafel Sessies vanuit het thema juridica? Kijk dan snel op: www.aardgasvrijewijken.nl.

Bedankt voor het luisteren. En tot de volgende keer.

00:21:56
Einde transcript