Na de verkenning (of parallel) stel je het plan van aanpak op. Het is raadzaam om een aantal elementen daarin vast te leggen. Denk hierbij aan de ambities, uitgangspunten en randvoorwaarden bij het opstellen van de transitievisie warmte. Maar ook aan hoe de gemeente invulling wil geven aan haar regierol en wat dat betekent voor de organisatiestructuur en het te doorlopen proces (inclusief de inrichting van het participatieproces) en een communicatieplan.

Formuleren van ambities, uitgangspunten en randvoorwaarden

Voor het proces en het commitment (zowel intern als extern) is het cruciaal om in je plan van aanpak ambities, uitgangspunten en randvoorwaarden op te nemen. Dit biedt inzicht op basis van welke criteria je uiteindelijk de afweging maakt welke wijk of buurt wanneer van het aardgas af gaat. Deze afweging is meestal niet alleen technisch-economisch van aard. Er zijn diverse andere factoren die deze keuze kunnen beïnvloeden. In sommige gevallen kiest de gemeente ervoor om juist de zwakkere wijken als eerste aan te pakken als onderdeel van een ontwikkelplan, of wordt ervoor gekozen om in een wijk te starten waar een lokaal initiatief groot is. De prioriteringscriteria en het wegingskader genoemd in de Handreiking voor lokale analyse kunnen hierbij helpen. Het is aan te bevelen om deze ook te bespreken (of zelfs samen op te stellen) met de betrokken stakeholders zoals netbeheerder en woningbouwcorporatie(s). Als zij deze uitgangspunten en randvoorwaarden ook onderschrijven, komt dat ten gunste van het proces en de samenwerking bij het opstellen van de wijkuitvoeringsplannen.

Vastleggen organisatiestructuur

Tijdens de verkenning is nagedacht over de invulling van de regierol en wat dat betekent voor de organisatiestructuur. Hoe je deze organisatiestructuur wilt gaan inrichten, leg je vast in het plan van aanpak. Naast het inrichten van een project- of programmateam en de inrichting van de interne samenwerking met andere (beleids-)afdelingen binnen de gemeente, is het nuttig om een planning en besluitvormingstraject in te richten. Inventariseer bijvoorbeeld wie waarover besluit en op welke momenten in het proces de gemeenteraad betrokken zal worden. Denk hierbij ook na over welke besluiten en informatie openbaar worden en wat dat betekent voor de communicatie richting bewoners, gebouweigenaren en wellicht de pers.

Samenwerking met stakeholders

Bij de later te nemen stappen (zie verder): analyse, afstemmen en afwegen is samenwerking met een aantal stakeholders (waaronder netbeheerder en woningcorporatie(s)) cruciaal. Het tijdig maken van duidelijke afspraken over de samenwerking is daarom sterk aan te bevelen. Kun je aansluiten bij bestaande overlegstructuren of wil je bijvoorbeeld een aparte ambtelijke én bestuurlijke regiegroep inrichten? En welke stakeholders kunnen daar dan in deelnemen? Het is aan te raden om hierbij ook aandacht te hebben voor de (gezamenlijke) ambities, wederzijdse verwachtingen en afhankelijkheden, de governancestructuur, de duiding van ieders rol, de spelregels en de planning inclusief de besluitvormingsmomenten.

Thematische klankbordgroep(en)

Naast een ambtelijke en bestuurlijke regiegroep kun je ook (thematische) klankbordgroep(en) inrichten, bijvoorbeeld met bewoners, maatschappelijke organisaties en bedrijven. Wees daarbij ook duidelijk over de rol, functie en positie van de klankbordgroep.

Participatie en communicatie

In het plan van aanpak staat vaak ook beschreven hoe het participatieproces om te komen tot de transitievisie warmte wordt ingericht. Het is aan te bevelen om daarin op te nemen op welke manier je bewoners en gebouweigenaren wilt betrekken in het proces. Een verkenning naar de behoeften en wensen van deze groep kan bijvoorbeeld interessante informatie opleveren voor je proces. Hoe je deze verkenning inricht is per gemeente verschillend, je kunt hierbij denken aan het inrichten van een klankbordgroep, een panel of het organiseren van informatieavonden. Maar je kunt ook overwegen om inwoners mee te laten denken over de uitgangspunten en randvoorwaarden. Het is belangrijk om van te voren duidelijk aan te geven welke rol zij hebben in het proces en wat er met hun input wordt gedaan. Ook bij deze overwegingen kunnen de kaarten van de Argumentenfabriek over hoe je als gemeente invulling kunt geven aan de regierol helpen.

Communicatieplan

Een doordacht communicatieplan is cruciaal. De transitievisie warmte gaat bewoners en gebouweigenaren inzicht geven in de planning en de mogelijke alternatieve oplossingen voor aardgas. Bedenk dus op welke momenten je hen wilt informeren over de voortgang van de ontwikkeling van de transitievisie warmte, hoe deze tot stand is gekomen en met wie en wat de resultaten voor hen betekenen. Het is belangrijk dat het voor bewoners en gebouweigenaren duidelijk is op welk moment in het proces zij (nauwer) betrokken gaan worden en wanneer zij mogen meedenken over de definitieve alternatieve energie-infrastructuur (bijvoorbeeld bij het opstellen van het wijkuitvoeringsplan). 

Betrokkenheid college van B en W en de gemeenteraad

Het is aan te bevelen om het plan van aanpak voor te leggen aan het college van B en W en de gemeenteraad. De voorgestelde ambities, uitgangspunten en randvoorwaarden, maar ook het participatie- en communicatieplan geven veel richting voor het verder te doorlopen proces. Dat biedt inzicht in het startpunt en helpt wellicht als onderbouwing voor de gekozen aanpak. Ook kun je overwegen om (een samenvatting van) de eerste resultaten van de analyse mee te sturen als bijlage.